Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty? Ei – vaan hyvin suunniteltu on vielä kokonaan tekemättä…

Suunnittelun ensimmäinen vaihe on analysoida niin tarjouspyyntö kuin se miten tarjouspyyntöön voidaan vastata.

Analyysin yhteydessä tehdään karkeasuunnittelu. Itse suositan taaksepäin tehtävää suunnittelua, eli ensin kiinnitetään takarajat, sitten katsotaan mitä tuotoksia pitää olla ko takarajaan mennessä ja viimeiseksi miten ja kenen toimesta tuotokset tuotetaan.

Kalenteriaika. Miten paljon kalenteriaikaa on nykyhetken ja prosessiin liittyvien takarajojen välillä. Takarajat ovat niitä tarjouspyynnössä ilmaistuja tarjoajan vastuulla olevia päivämääriä, kuten:

• Mahdollinen osallistumisilmoitus. Toisinaan hankintayksikkö haluaa tietää jo aikaisessa vaiheessa ketkä ja erityisesti kuinka moni on osallistumassa kisaan. Tämän tiedon perusteella hankintayksikkö mm. suunnittelee omaa työtään ja varaa aikaa tarjousten käsittelyyn.
• Tarketavien kysymysten lähettämisen takaraja. Hankintayksikkö antaa mahdollisuuden tehdä tarjouspyyntöön tarkentavia kysymyksiä. Kysymyksillä on määrätty takaraja, jotta vastauksiin tarvittava aika voidaan suunnitella ja kalenteroida.
• Tarjouksen esittely / demot. Joissain tapauksissa tarjouspyynnössä on jo ilmoitettu ”slotit” toimittajien tapaamisille. Ennen aikojen vahvistamista on ydin tiimin syytä varata kaikki ilmoitetut ajat kalenteriinsa.
• Tarjouksen jättämisen takaraja. Lopullinen takaraja tarjouksen jättämiselle, tästä ei voi lipsua, mutta takaraja voi siirtyä prosessin aikana hankintayksikön toimesta.

Väli- ja lopputuotokset. Tarjousprojektin perusaikataulutus tulee tarjouspyynnöstä. Seuravana vaiheena on suunnitella mitä lopputuotoksia pitää olla valmiina kussakin välivaiheessa. Varsinkin ensikertalaisille pari käytännön vinkkiä:

• Kirjaa jo tässä vaiheessa kaikki tarvittavat lopputulokset. Hyvässä tarjouspyynnössä on ohjeistettu mitkä liitteet ovat pakollisia, miten laatuvaatimuksiin vastataan ja onko lupa käyttää lisäliitteitä. On myös tarjouspyyntöjä, joissa ohjeistus laadullisten kriteereiden osalta puuttuu kokonaan tai se ontuu. Näissä tapauksissa tee oma lista tarjouspyynnön vaatimuksista. Oman näkemys vaatimuslistasta on tarpeen senkin vuoksi, että laadullisissa vaatimuksissa voi olla poissulkevia tai kalliita vaatimuksia (esim. joku tekninen vaade, jonka toteuttaminen tulee kalliiksi).
• Sijoita lopputuotokset aikajanalle ja tarjouspyynnön aikatauluun. Esim. ennen lisäkysymyksien tekemistä tarvitaan jo vaatimusluettelo ja mahdollisesti tarjouksen liitteenä olleen sopimuksen läpikäynti.
• Kirjaa lopputuloslistaan myös tarvittavat sisäiset päätökset. Kaikissa tarjouksissa vastaantuleva päätös on joka tapauksessa hinnoittelu, muitakin päätöskohteita voi olla ja nämä kannattaa huomioida tässä vaiheessa.

Tehtävät. Jaa tehtävät oman parhaan käytännön mukaisesti. Tähän kohtaan taas muutamat vinkit:

• Anna tehtäville sisäinen takaraja, joka on -20% – 1 päivä tarvittavasta kalenteriajasta. Eli kaikki taskit pitää olla valmiina 24h ennen tarjouspyynnössä esitettyä aikarajaa (-1 päivä). Jos työmäärä on vähänkään oikein arvioitu niin kokemus on osoittanut, että aikataulua sotkee enemmän kalenteriaika kuin työmäärä. Tästä tulee tuo -20% nyrkkisääntö. Eli jos tehtävän suorittamiseen tarvitaan 10 kalenterityöpäivää, niin sisäisen takarajan pitää olla -3 päivää (-20% -1 pv). Pidä kiinni sisäistä takarajoista, jos asiakkaan takaraja on perjantaina klo 9, niin on parempi, että se yötä myöten tehtävä loppurutistus tapahtuu keskiviikon ja torstain välisenä yönä, kuin viimeisenä yönä.
• Huomaa että ihmisten ajankäyttömahdollisuus ja sisäinen prioriteetti eroaa eri rooleilla. Myyjien henkinen fokus on tulevaisuudessa, kun taas asiantuntijoiden ykkösprioriteetti on nykyisten asiakkaiden palveliminen.
• Älä sorru kertakäyttökulttuuriin, eli tarjouksen eteen tehtävät työt pitää olla rakenteeltaan ja sisällöltään sellaisia, että ne kalpaa seuraavaankin tarjoukseen.
• Käytä valmista työtä ja malleja. Kaikki aikaisemmin hyväksi havaittu materiaali kelpaa, kunhan teet tarjoukseen tarvittavan sovittamisen, koskee niin CV:tä kuin projektisuunnitelmaa jne.
• Ulkopuolisten käyttö. Prosessissa on hyvä käyttää varsinaisen tarjoustiimin ulkopuolisia arvioimaan ja sparraamaan. Tarjoustiimin ulkopuoliset voivat olla omasta organisaatiosta tai organisaation ulkopuolisia. Ulkopuolisten tehtävänä on vähintäänkin laatutarkistaa asiakkaalle menevät aineistot. Laajimmillaan ulkopuolinen voi osallistua taktiikan laatimiseen, asiakasnäkökulman varmistamiseen (aineistojen, demojen ja esittelyiden skriptaus ja treenaus).

Yleinen tarjousprojektin ongelma kiteytyy lauseeseen ”liian paljon, liian myöhään”, liian paljon on kesken takarajan jo häämöttäessä. Tähän auttaa inhorealistinen työmääräarvio tarjouksen tekemiseen, sisäiset takarajat etupainotteisesti ja kierros kierrokselta kertyvä aineisto ja hyvät rutiinit. Tärkeä ohje myös keskittyä olelliseen järjestyksessä poissulkevat tai ehdottomat vaatimukset, pisteytettävät vaatimukset ja viimein kaikkien dokumenttien laatu.

Yksi salaisuus voittavan tarjouksen kulttuurin luomiseen on: ”peli ratkaistaan tarjousten välissä – ei tarjousprosessissa”. Pistää miettimään?

Tämä on toinen osa kolmiosaisesta artikkelista ”Voittavan tarjouksen anatomia”, jossa annetaan käytännön ohjeistusta julkiseen kilpailutukseen osallistumisesta. Ensimmäinen osa käsitteli kysymystä, kannattaako tarjouspyyntöön tarttua? Tässä toisessa osassa käydään läpi tarjouksen teon suunnitelmaa ja kolmannessa osassa käsitellään varsinaista tarjousta. Juttusarjaan on koottu kokemuksia kymmenistä julkisista kilpailutuksista, sekä hankintayksikön että toimittajan puolelta pöytää.

Osa-1 lähdenkö kisaan?       Osa-2 tarjousprojektin suunnittelu       Osa-3 tarjouksen paketointi