Julkaistu 20.12.2021 www.itewiki.fi, Kirjoittaja Johannes Puro

Rsult aloittaa yhteistyön Hollantilaisen CATS CM Partnersin kanssa

Maailma muuttuu ja liiketoimintamallit ja -kumppanuudet muuttuvat, mutta vanhat sopimukset pölyttyvät mappeihin ja pilvipalveluihin sekalaisesti dokumentoituina organisaatioilta piilossa. Tämä on tyypillinen lähtötilanne, johon sopimuksen elinkaaren hallinta, eli Contract Lifecycle Management (CLM), tarjoaa toimivat prosessit.

“Verkottuvassa ja alati muuttuvassa liiketoimintaympäristössä sopimusten elinkaaren hallinta on yhä kriittisempää”, kertoo Rsultin Mikko Paalasmaa. Paalasmaan luotsaama Rsult konsultoi asiakasorganisaatioita ICT:n, myynnin ja liiketoiminnan kehittämisen rajapinnoissa.

Sopimusten elinkaaren hallinta on ollut Rsultin syksyn ykkösteema. Yritys on käynnistänyt yhteistyön hollantilaisen, CLM:n metodologiaan erikoistuneen, CATS CM Partnersin kanssa. Yritykset esittelivät tuoreita oppeja ja asiakaskokemuksia sekä lanseerasivat yhteistyön Helsingissä järjestetyssä tapahtumassa.

Nykyaikainen sopimushallinta perustuu elinkaariajatteluun ja jatkuvaan parantamiseen

Mikko Paalasmaan haluaa nostaa esille sen tosiasian, että koska maailma, jota sopimukset mallintavat, muuttuu, myös sopimusten elinkaaren hallintaan tulisi kiinnittää entistä suurempaa huomiota.

“Kun sopimus on allekirjoitettu ja arkistoitu, sitähän ei enää tarvita?” Paalasmaa kysyy ironisesti. “Ja jos tarvitaan, tuntee jompikumpi sopimuksen osapuolista, ettei vastapuoli ole täyttänyt kaikkia sopimuksen velvoitteita. Ja sellaisen tilanteen selvittäminen on juristien heiniä”, hän kuvaa vanhankantaista elinkaariajattelua.

Paalasmaa antaa esimerkin tilanteesta, jossa asiakas voi olla sopimuskauden umpeutuessa kilpailuttamassa toimintojaan eikä vanha toimittaja saa edes tarjouspyyntöä. Palvelun tilaaja luulee, ettei toimittajalla ole mitään uutta tarjolla ja toimittaja saattaa ihmetellä tilaajan radiohiljaisuutta.

Nykyaikainen sopimushallinta puolestaan perustuu elinkaariajatteluun ja jatkuvaan yhteistyön parantamiseen. Se on suunnitelmallista, ennakoivaa ja metodiin perustuvaa sopimusten hallintaa. Siinä sopimuksen tavoitteiden ja velvoitteiden täyttymistä seurataan läpi yhteistyön aina ensimmäisistä keskusteluista liikesuhteen päättymiseen.

“Tavoitteita ja velvoitteita tulisi tarkastella koko sopimuksen voimassaolon ajan ja päivittää säännöllisin väliajoin vastaamaan vallitsevaa tilannetta. Muutoin saatetaan päätyä tilanteeseen, jossa nykytila ei vastaa miltään osin sopimuksessa kuvattua”, Paalasmaa kuvaa. Hän toivoo, ettei millään yrityksellä ole tulevaisuudessa kiveen hakattuja sopimuksia joita ei voi muuttaa kesken sopimuskauden, sillä tarpeet ja toimintaympäristö tulevat muuttumaan – se on Paalasmaan mukaan varmaa.

“Uskallamme väittää, että CLM:n käyttöönotto johtaa merkittäviin kustannussäästöihin ja toiminnan tehostumiseen”

“Asianmukainen sopimushallinta auttaa molempia osapuolia – niin ostajaa kuin myyjääkin. Ei ole kummankaan osapuolen etu, jos huono sopimushallinta lisää riskejä tai syö katteita, tai jos yhteistyön suurin potentiaali jää saavuttamatta. Uskallamme väittää, että CLM:n käyttöönotto johtaa merkittäviin kustannussäästöihin ja toiminnan tehostumiseen.”

Paalasmaan mukaan organisaatiot voivat aloittaa sopimusten paremman hallinnoinnin esimerkiksi tarkastamalla ovatko olemassa olevat sopimukset linjassa keskenään ja vastaavatko ne liiketoiminnan tavoitteisiin esimerkiksi palvelu- ja vasteaikojen osalta.

“Muodostavatko sopimuksesi esimerkiksi alihankintaketjuja, joissa et itse pääse vaikuttamaan syntyvän riskin suuruuteen?” Paalasmaa heittää kysymyksen sopimuksista vastuussa oleville henkilöille.

CATS CM (Contract Administration and Tracking Scenarios) tarjoaa mallin sopimuksen elinkaaren hallintaan

Rsultin järjestämän tapahtuman esiintyjiksi Paalasmaa oli kutsunut kumppaninsa CATS CM Partnersin Linda Tonkesin ja Arjen van Berkumin. CATS CM® on Hollannissa viimeisen 15 vuoden aikana kehitetty metodologia sopimuksen elinkaaren hallintaan, jota Linda Tonkes ja Arjen van Berkum CATS CM Partnersilta esittelivät Helsingissä. Tonkes tiimeineen on kehittänyt metodologiaa, josta on julkaistu kirja “Contract Management with Cats CM® version 4”.

CATS CM® pyrkii vastaamaan tyypillisimpiin elinkaaren hallinnan haasteisiin ja on menetelmänä ohjelmistoista riippumaton. Sen tavoitteena on edesauttaa sopimusten elinkaaren hallinnan toimintamallien ja osaamisen käyttöönottoa organisaatioissa. Euroopassa menetelmä on käytössä laajalti energia-, logistiikka-, ICT-, rakennus- ja finanssitoimialoilla.

Keskeinen sopimuksiin vaikuttava haaste syntyy arvoketjujen jakautumisesta yhä useammille tuottajille. Samalla arvoketjuista tulee yhä monimutkaisempia ja vastuullisen palvelun, yrityksen tai henkilön tunnistaminen ei ole aina yksiselitteistä. Kumppaneiden määrän lisääntymisen myötä myös sopimusten lukumäärä on kasvanut. Vastaavasti kumppaneita halutaan käyttää entistä pienempiin lisäarvokokonaisuuksiin ja heiltä odotetaan nopeampaa reagointia muuttuviin asiakastarpeisiin.

Samalla sopimussalkusta on tullut kuvaus ekosysteemistä, ei pelkästään joukko yksittäisiä sopimuksia. Ekosysteemi pyrkii tuottamaan lisäarvoa koko järjestelmälle, joten kokonaisuudesta muodostuu yhtä yksittäistä sopimusta tärkeämpi. Koska päämääränä on arvon luominen eri toimijoiden kesken, on ketteryys suhteessa  ulkoisiin vaikutuksiin koko ekosysteemin toiminnan kannalta välttämätöntä.

Tehokkaan sopimushallinnan toteutuminen edellyttää joustavuutta sekä vahvoja ja hallittavia toimenpiteitä. Kumppanuuksien ja sopimusten ollessa yhä merkityksellisempiä ja toisaalta ketterämpiä, täytyy olemassa olevien sopimusten olla päivitettävissä. Tähän tarvitaan hallintamalli varmistamaan sopimusten sisältö ja toiminnallisuus koko niiden elinkaaren aikana. Tämä lisää Contract Managerin merkitystä ja vaatii laajempaa osaamista aikaisempaan verrattuna. CATS CM® metodologiassa on kuvattu Contract Managerin toiminnot, osaamistarpeet ja osallistuminen sopimuksen elinkaaren eri vaiheissa.

Rsult tarjoaa asiakkailleen sopimushallinnan menetelmäkoulutusta ja konsultointia sopimusten elinkaaren hallintaan. Yritys tukee organisaatioita CLM:n onnistuneessa hyödyntämisessä ja varmistaa menetelmien juurtuminen arkeen. Mikko Paalasmaan mukaan toimivasta CLM:stä saatava hyöty kulminoituu arvoksi koko yrityksen hyväksi.

“Yrityskulttuurit saattavat syödä strategioita aamupalaksi, mutta hyvin hoidettu sopimusten elinkaari kutsuu muuttuvan liiketoiminnan kahville – ja tarjoaa vielä pullatkin”, Paalasmaa heittää loppuun.