Mitä ne pullat sitten oikein ovat? Tässä muutamia ajatuksia prosessin tehostamisen ja sopimusten arvon näkökulmista. Taustoja avasin edellisessä postauksessa.

Koska liiketoimintahyödyt koostuvat enenemissä määrin verkottuneista rakenteista, sopimusten elinkaaren hallintaan tulisi kiinnittää entistä suurempaa huomiota. Jäljempänä kuvatuista hyödyistä pääsevät nauttimaan ne organisaatiot, jotka suhtautuvat sopimusten hallintaan – CLM:n – sen vaatimalla vakavuudella. Tämä artikkeli pohjautuu World Commerce and Contracting (WCC) organisaation tämän vuoden benchmark tutkimukseen ”The benefits of focus. The costs of neglect”

Nopeus ja joustavuus

Sopimusten elinkaaren hallinnassa (CLM – Contract Lifecycle Management) yksi keskeisimmistä käsitteistä on ’time-to-contract’ tai laajemmin ’contract cycle times’, jonka tehostaminen säästää selvää rahaa. Miten tehostaminen on tehtävissä käytännössä? Standardoidaan prosessi alusta loppuun eikä sallita ollenkaan tai vain vähäisessä määrin variaatioita sopimisen prosessiin. Sopimiseen ei kannatakaan suhtautua kertaluotoisena projektina, vaikka sellaisesta oltaisiinkin sopimassa, vaan nähdä sopimuksen laatiminen määrämuotoisena, välivaiheita sisältävänä prosessina, jonka tehostaminen on mahdollista aivan kuten minkä tahansa prosessin. Jo yksinkertaisilla teknisillä ratkaisuilla voidaan vähentää merkittävästi käsityötä, jolloin työmäärän vähentymisen lisäksi voidaan myös minimoida virheitä ja riskejä.

’Keep it simple’ ajattelu sopii myös sopimuksiin ja tuo nopeutta ja joustavuutta hallintaan. Kiinnitä huomiota esimerkiksi seuraaviin elementteihin:

• Yksinkertainen ja ymmärrettävä kieli – jargonia on kiva käyttää, mutta tuoko se lisäarvoa?
• Selkeä ja yksinkertainen rakenne – kuvaako kappaleen otsikko oikeasti sen mistä sovitaan?
• Havainnollistavien kuvien hyödyntäminen – monimutkaisten lauserakenteiden korvaaminen kuvalla.

WCC:n tutkimuksen mukaan sopimuksenhallinnan paras neljännes käyttää vain 1/3 siitä ajasta, jonka hitain neljännes käyttää – eli nopeuteen pyrkiminen on merkittävä tehostaja.

Arvon luominen

Kuten arvata saattaa, arvon käsite sopimusten elinkaaren hallinnan kontekstissa on monipuolinen käsite. Arvoa on syytä tarkastella niin kaupallisessa mielessä kuin toisaalta sopimuksellisestikin. Edelleen omat näkökulmansa tuovat myyjän ja ostajan näkemykset arvosta.  

Parempaan kaupalliseen arvoon (näkökulma-1) pyritään mm. seuraavilla keinoilla:

• Sopimuksen taloudellisilla vaikutuksilla (liikevaihdon kasvattaminen tai kustannusten vähentäminen)
• Riskienhallinalla
• Liiketoimintatavoitteiden ja asiakastarpeen tasapainolla

Sopimuksen hallinnan arvoa (näkökulma-2) kehitetään mm:

• Riskienhallinalla
• Liiketoimintakontrollien ja hallintamallien varmistamisella
• Neuvotteluosaamisen kasvattamisella ja keskittämisellä

Eli yhteisenä kehittämisen kohteena on riskienhallinta ja muut tärkeimmät kehittämisen kohteet eroavat toisistaan – ja hyvä näin.

Sopimusten elinkaaren hallinnan käsitteet ja keinot ovat varsin samanlaisia riippumatta siitä, oletko ostavalla vai myyvällä puolella pöytää, mutta suhteessa sopimuksen arvon mittaamiseen pöydän eri puolilla on varsin erilaiset käsitykset:

Ostavalle puolelle mitattavaa arvoa (näkökulma-3) luovat neuvoteltu kustannussäästö, toimituksen sopimuksenmukaisuus, sovittujen määritysten ja sopimuslaajuuden noudattaminen sekä neuvoteltujen sopimusten lukumäärä. Vastaavasti myyvä puoli mittaa arvoja (näkökulma-4), kuten keskimääräistä sopimuksen arvoa, sopimuksen vaikutusta kannattavuuteen, sovittujen määritysten ja sopimuslaajuuden noudattamista sekä sopimuksen kassavirtavaikutusta.

Vaikka edellä kuvattuna muodostuu neljä varsin erilaista lähestymiskulmaa (kaupallinen / sopimuksellinen/ostaja/myyjä) sopimuksen arvoon, niin CLM huippusuorittajille on ominaista -katsantokulmasta riippumatta- neuvotellut hyödyt. Tunnistetaan, että neuvottelupöydällä on muutakin kuin euroja, sisältöä, aikataulua ja riskejä. Jos neuvotteluissa katse nostetaan omasta pallosta ja tarkastellaan koko pelikenttää, voi näköpiiriin avautua yllättäviäkin hyötyjä.

Kuten WCC:n raportin nimikin “The benefits of focus. The costs of neglect” sen toteaa, sopimusten elinkaaren hallintaan liittyy kiistattomia etuja ja toisaalta hallinnan puuttuessa riskejä ja kustannuksia. Millaisin menetelmin näitä asioita voisi lähteä taklaamaan? Siitä lisää tuonnempana..

Sopimushallinta kuntoon – me autamme

Me Rsultilla uskomme, että asianmukainen sopimushallinta auttaa molempia osapuolia – niin ostajaa kuin myyjääkin. Ei ole kummankaan osapuolen etu, jos huono sopimushallinta lisää riskejä, syö katteita tai paras hyöty jää saamatta. Uskallamme väittää, että CLM:n käyttöönotto johtaa merkittäviin kustannussäästöihin ja toiminnan tehostumiseen. Pölyttyvätkö sinun sopimuksesi mapissa vai ovatko ne osa liiketoimintasi jatkuvaa kehittymistä? Pölyjä voit pyyhkiä, vaikka tarkastamalla ovatko olemassa olevat sopimuksesi linjassa keskenään ja vastaavatko ne liiketoiminnan tavoitteisiin esimerkiksi palvelu- ja vasteaikojen osalta. Muodostavatko sopimuksesi alihankintaketjuja, joissa et itse pääse vaikuttamaan syntyvän riskin suuruuteen?

Niin ja ne alussa mainitut liiketoiminnalle tarjottavat pullat ovat mm. nopeus ja joustavuus, arvon luominen, riskien minimointi ja taloudellinen kannattavuus.