Kumpi on tärkeämpää – matka vai päämäärä?

Miksi hypätä tarjouksen teon suunnitelmasta suoraan paketointiin, valmiiseen lopputulokseen?

Paketoinnin nostan varsinaisen tekemisen edelle kahdesta syystä:

• Kullakin yrityksellä on omat prosessinsa ja tapansa tuottaa tarjousaineistoa ja varmistaa niiden laatu. Prosessit ovat kaikkea ad-hoc tyyppisestä säntäilystä laatujärjestelmän tiukasti ohjaamaan prosessiin.
• Kokemukseni mukaan paketointi on kaikissa tarjousprojekteissa se suurin stressin aiheuttaja ja haaste.

Perusviesti on; Aloita tarjouksen paketointi ajoissa, mieluummin jo osallistumisilmoituksen yhteydessä, viimeistään lisäkysymysten ajankohdassa. Kysy jo ajoissa: ”Ostaisinko itse tämän tarjouksen pohjalta, onko siinä kaikki päätöksentekoon tarvittavat tiedot ja onko tämä -voittava tarjous-?”

Ei ole vielä tullut vastaan sellaista tarjousprojektia, ei edes itse johtamissani projekteissa, joissa tarjouksen paketointi olisi aloitettu liian aikaisin.

Tärkeä oivallus paketoinnin aikaistamiseen on se, että kisassa tarjouksen pitää olla hankintayksikön näköinen – ei tarjoajan näköinen. Mitä aikaisemmassa vaiheessa oivalletaan miten hankintayksikkö haluaa tarjouksensa paketoitavan, sitä aikaisemmassa vaiheessa tarjousprojektin punainen lanka löytyy ja se ohjaa muuta tekemistä.

Paketoi ensimmäisen kerran jo ennen mahdollisia lisäkysymyksiä. Jos ensimmäinen versio tarjouksesta on tehtynä ennen lisäkysymyksien esittämistä, osuvat kysymykset paremmin oleellisiin asioihin. On mahdollista, että tarjouspyynnössä on logiikka- tai asiavirheitä, näitä ei välttämättä havaitse pelkästään tarjouspyynnön läpiluvulla, vaan vasta kun tekee omaa vastausta tarjouspyyntöön.

Ensimmäisessä osassa mainitsin, että parhaimmillaan tarjouspyyntö on tehty niin, että tarjoajan on mahdollista pisteyttää oma tarjouksensa tarjousprojektin aikana. Näin tehdyt tarjouspyynnöt ovat työläitä tehdä, mutta helposti ja avoimesti vertailtavia. Mitä heikommin tarjouspyynnöstä ilmenee miten kukin pisteytetty vaatimus tullaan pisteyttämään, sitä enemmän on tarvetta tarkentaville kysymyksille – ja tarkkuuden omille kysymyksillesi saat vain tekemällä oman alustavan version tarjouksesta.

Ajoissa tehty paketointi auttaa myös varsinaiseen tarjoukseen tarvittavien töiden ohjauksessa (ks lisää kakkososasta). Paketointi antaa prioriteetin tarvittaville päätöksille ja kuvauksille.

Muutamia tärkeitä pointteja:

• Tarjouksen pitää olla hankintayksikön ohjeistuksen mukainen, tarjouksen anatomia on määrätty tarjouspyynnössä. Mitä aikaisemmassa vaiheessa teet tarjouspaketin noudattaen oikeaa rakennetta (anatomiaa), sitä varmemmin saat tarjoukseen pyydetyt tiedot oikeisiin kohtiin.
• Paketoinnin tulee palvella asiakasta; vastaa kysymyksiin, vastaa niissä kohdissa, joissa niitä on kysytty, älä viittaa vaan kopioi aina kun se on mahdollista.
• Keskity omaan peliin – älä analysoi kilpailijaa tai omaa kilpailuetua liikaa. Kerro niin kuin asiat ovat, mutta älä jaarittele.
• Älä opeta tarjouksella. Tarjous ei ole oikea paikka opettaa asiakasta tai korjata asiakkaan ajatusmaailmaa. Yleensä tarjouspyynnön vaatimukset ovat perusteltuja ja sellaisia, joita ei yhdellä toimituksella saa kuntoon. Älä opeta – sopeudu, jos mahdollista, mutta älä kuitenkaan lupaa liikaa.

Tämän trilogian päätteeksi vielä muutamia havaintoja n 20 vuoden ajalta julkisten hankintojen parissa.

Julkiset hankinnat ja kilpailutus voivat tuntua hankalalta ja monimutkaiselta. Kuten tämän trilogian ensimmäisessä osassa totesin, julkinen hankinta on erilaista kuin yksityissektorilla. Hankintalain perimmäinen tarkoitus kiteytyy seuraavasti:

• Osallistumismahdollisuus
• Tasapuolisuus
• Kokonaistaloudellisuus

Pitää muistaa, että julkisissa hankinnoissa käytetään meidän, pääasiassa veroina kerättäviä, rahoja ja valituilla ratkaisuilla pitää palvella meitä. Eli on varsin kirkasotsaista pyrkiä tekemään voittavia tarjouksia. Hankintayksikötkin parantavat omaa toimintaansa koko ajan. Tarjouspyynnöissä näkyy pyrkimys laadun suurempaan painoarvoon, vaikka sen mittaaminen on erittäin työlästä hinnan vertailuun verrattuna. Hinnoitteluun tulee enemmän vaatimusta elinkaarihinnoitteluun, jolla estetään hinnoittelukikkailut. Poissulkevat ehdot ovat entistä enemmän verrattavissa haettavaan ratkaisuun, eikä yleiseen ohjeisukseen, joka puolestaan mahdollistaa laajemmalle toimittajajoukolle osallistumisen yhteiskuntamme rakentamiseen. Hankintayksiköillä on selkeä pyrkimys kohti avoimia, standardoituja ja yhteen toimivia ratkaisuja, joilla päästään eroon ns. toimittajaloukuista.

Loppukaneettina sekä hankintayksiköille että ratkaisutoimittajille: ”tehkää hyviä päätöksiä”.

Tämä on kolmas osa kolmiosaisesta artikkelista ”Voittavan tarjouksen anatomia”, jossa annetaan käytännön ohjeistusta julkiseen kilpailutukseen osallistumisesta. Ensimmäinen osa käsitteli kysymystä, kannattaako tarjouspyyntöön tarttua? Toisessa osassa käytiin läpi tarjouksen teon suunnitelmaa ja tässä kolmannessa osassa käsitellään varsinaista tarjousta. Juttusarjaan on koottu kokemuksia kymmenistä julkisista kilpailutuksista, sekä hankintayksikön että toimittajan puolelta pöytää..

Osa-1 lähdenkö kisaan?       Osa-2 tarjousprojektin suunnittelu       Osa-3 tarjouksen paketointi