ICT-toimittaja voi parantaa yhteistyötä hallitsemalla sopimuksia jatkuvasti
Vasemman puolen kuvassa näkyy 5 teemaa, joita kehittämällä ICT-palveluntoimittajat voisivat tehdä parempaa yhteistyötä asiakkaan hankinnan kanssa. Kirjoitin opinnäytetyön Rsultille, jossa aiheena oli “5-steps for B2B ICT-service suppliers to co-operate more effectively with customers’ procurement on the Finnish market”. Aion tässä julkaisussa käsitellä opinnäytetyöni teemaa 5.
Opinnäytetyöni viides teema on sopimusten jatkuva hallinta. ICT-alalla toimivien yritysten välissä on lukuisia sopimuksia asiakkaiden, kumppaneiden ja eri toimittajien välillä. Sopimusten jatkuva hallinta pyrkii varmistamaan, että asiakkaalle toimitetaan tuote tai palvelu sovitun mukaisesti. Joskus tehdään virheitä tuotteen elinkaaren aikana. Virheet näkyvät negatiivisena asiakaspalautteena, sanktiomaksuina tai jopa laskevana myyntinä. Useissa tapauksissa nämä ongelmat voidaan usein jäljittää sopimuksiin tai sopimuksen implementointiin. Jatkuvan sopimushallinnan avulla voidaan jäljittää ongelman alkuperä, nostaa asia esille osapuolten kesken ja korjata tilanne kyseissä sopimuksessa/ yhteistyössä. On myös tärkeää, että vastuuhenkilöille annetaan palautetta jotta asiat voidaan korjata seuraaviin sopimuksiin ja samaa ei toistu jatkossa.
Isoissa organisaatioissa voi olla sopimusten hallinta yksiköitä, pienemmissä organisaatioissa resurssien vuoksi se on harvinaisempaa. Jos mahdollista, ICT-toimittajat voivat harjoittaa sopimusten hallinnan kaltaista toimintaa myös pienin määrin organisaatiossa jotta varmistetaan, että sopimuksia seurataan ja päivitetään sekä toimitetaan tuote/palvelu luvatusti asiakkaalle. Yksi tapa on järjestää tarkastusvaiheita tuotteen/palvelun ja sopimuksen elinkaaren eri vaiheisiin, joissa mietitään miten tämä toteutetaan sopimuksessa jo ennen kuin sopimusta lähetetään asiakkaalle? Sopimusten kaupalliset asiat, lainsäädännölliset asiat, palvelukuvaukset yms. pitää olla mietittynä jo tuotekehityksen aikana ennen kuin tuote tai palvelu myydään. Silloin tuotteen tai palvelun mahdolliset virheet voidaan korjata ennen kuin ne näkyvät asiakkaan luona.