Kun tilaisuus tarjotaan, siihen olisi syytä tarttua. Vai onko sittenkään?
Ohjelmistotoimittajalla on hyvä ratkaisu, jolla on tyytyväisiä käyttäjiä eri asiakkuuksissa. Ollaan kasvuhakuisia ja tiedetään että julkishallinnossakin tällä toiminnallisuudella olisi varmasti käyttöä. Julkishallinto kiinnostaa asiakassegmenttinä, koska ko. asiakkailla on merkittävä referenssiarvo.
Aikanaan tuotteen ominaisuuksia vastaava ilmoitus ilmaantuukin Hilmaan. Tästä seuraa tyypillisesti innostuksen siivittämä osallistumis- tai tarjouspyynnön tutkiminen ja aprikointi kuinka hyvin oman tuotteen toiminnallisuus soveltuu hankintayksikön määrittelemään tarpeeseen.
Jos ei ole aikaisempaa kokemusta hankintalain mukaisista prosesseista tulee jossain vaiheessa epävarma olo, osataanko toimia oikein, pärjätäänkö toiminnallisuuksissa, saako kilpailijat tietoonsa meidän salaisuuksiamme, mitä tuo valintakriteeri ”kokonaistaloudellisesti edullisin” tarkoittaa?
Julkinen- ja yksityinen hankintaprosessi ovat erilaisia
Julkishallinnon ja yksityisen sektorin hankinnat toteuttavat erilaista filosofiaa siitä, milloin ratkaisun kehittäminen ja valinnat tapahtuvat suhteessa tarjouspyyntöön.
Ei ole tavatonta, että yksityisellä sektorilla tarjouspyynnön nimellä annettu dokumentti on väljä ja enemmänkin kutsu yhteiseen suunnitteluun ja ratkaisun kehittämiseen. Hankintaan liittyvä tiedon keruu on voitu myös vaiheistaa selkeästi RFI (Request For Information) – tiedon keruu ja RFP (Request For Proposalt) – tarjouspyyntö.
Yksityisellä sektorilla vapausasteita ratkaisun suhteen voi olla paljon, joten lopulliset tarjoukset voivat poiketa toisistaan merkittävästi. Voittava tarjous voi esimerkiksi olla tarjouspyynnön kohteen toiminnallisuuksiltaan heikompi ja kalliimpi kuin hopealle jäänyt. Hölmöyttä – ei todellakaan, koska liiketoiminnallisia hyötyjä voi voittavassa tarjouksessa olla jostain muusta yrityksen toiminnasta. On onnistuttu yhteisen arvon kasvattamisessa.
Julkisissa hankinnoissa hankintalaki ja sen soveltaminen velvoittaa yksityistä sektoria täsmällisempään toimintaan. Prosessimielessä julkiset hankinnat ovat selkeämpiä.
Hankintalaissa kuvattu neuvottelumenettely vastaa yksityissektorin RFI-RFP prosessia, ja RFI:tä vastaava termi on ”neuvottelumenettely”.
Hankintalakia sovellettaessa neuvottelut ja yhteinen suunnittelu päättyy hyvissä ajoin ennen tarjouspyynnön julkistamista. Hankintayksikkö tarvitsee rauhoitetun ajan, jonka aikana viimeistellään valintakriteerit ja tarjouspyyntö. Julkisen hankinnan tarjouspyynnön sisällön ja laatuvaatimusten vaatimukset ovat korkeat.
Panostetaanko osallistumiseen vaiko eikö, siinäpä kysymys.
Palataanpa ohjelmistotalomme esimerkkiin.
Lähtökohtana oli siis:
- usko omaan tuotteeseen on kova
- julkishallinnon sektori kiinnostaa asiakkaana
Käy läpi vähintään tämä lista tiimisi kanssa:
1. ”Kuuletko hankkeesta ensimmäisen kerran, kun tarjouspyyntö ilmestyy Hilmaan?”
- Jos kyllä: Refleksinomainen ja yleinen neuvo on, valitettavasti, älä käytä aikaa tarjouksen tekemiseen.
Tässä esimerkissä ollaan tilanteessa, jossa ohjelmistotoimittajalla ei ole ensimäistäkään hankintalain mukaista prosessia läpivietynä ja asiakas, saati heidän tarpeensa, ovat tuntemattomia tarjouspyynnön takana.
Jos olet vielä pelissä mukana, tarkista ja harkitse seuraavat kohdat:
2. Poissulkevat ehdot, nämä ovat oikeasti ehdottomia ja ne pitää täyttää.
- Hyvin tehdyssä tarjouspyynnössä poissulkevat ehdot on kuvattu omassa kokonaisuudessaan ja ne ovat selkeitä.
- Poissulkevat ehdot voivat olla tiimiin osaamiseen, toimialan tuntemiseen tai toimituskykyyn liittyviä.
3. Hinnan ja laadun suhde, sopiiko ratkaisuusi se, että hinnan painoarvo on enemmän kuin 65% tai vastaavasti laadun painoarvo on suurempi kuin 65%.
- Jos hinnan painoarvo on yli 40% -onko todisteita, että pystyt ja haluat kovaan hintakilpailuun? Tunnetko hintatason ko. asiakkaalle ja kilpailijoittesi osalta?
- Jos laadun painoarvo on korkea, pystytkö saamaan laatukriteereistä lähes täydet pisteet tai tunnetko kilpailijoiden ratkaisut niin hyvin, että tiedät missä oma ratkaisusi on kilpailijan ratkaisua parempi?
4. Tee pikainen tarkistus paljonko tuotteesi ja tiimisi saisi annetuilla kriteereillä laatupisteitä.
- Laadukkaasti tehty tarjouspyyntö antaa selkeät pisteytyskriteerit, jolla voit arvioida tarjouksesi laatupisteet karkealla tasolla.
5. Ehditkö mukaan annetussa aikataulussa?
- Riittäkö aika laadukkaan tarjouksen tekemiseen. Aikatauluttamisesta ja tarjouksen työmäärästä lisää seuraavassa ”voittavan tarjouksen anatomia” osassa, mutta jo tässä vaiheessa varoituksen sana, työmäärä ja kiire voi yllättää.
Lähde kisaan mukaan, jos edellytykset riittää
Jos tunnet asiakkaan entuudestaan ja olet tietoinen hankinnan kohteen toimintaympäristöstä ja tavoitteista laajemmin kuin mitä tarjouspyynnössä kuvataan TAI jos Hilman ilmoitus on ”osallistumispyyntö” niin eikun mukaan vaan. Edellä lueteltu lista on neuvotteluun osallistumispyynnön osaltaltakin relevantti, kunhan huomioit että neuvottelumenettelyssä voi muuttua hinnan ja laadun painoarvosuhde ja neuvotteluvaiheen lopputuloksena oleva vaatimuslista on se varsinainen pisteytettävä laadullinen mittatikku.
Tämä on ensimmäinen osa kolmiosaisesta artikkelista ”Voittavan tarjouksen anatomia”, jossa annetaan käytännön ohjeistusta julkiseen kilpailutukseen osallistumisesta. Ensimmäinen osa käsittelee kysymystä, kannattaako tarjouspyyntöön tarttua? Toisessa osassa käydään läpi tarjouksen teon suunnitelmaa ja kolmannessa osassa käsitellään varsinaista tarjousta. Juttusarjaan on koottu kokemuksia kymmenistä julkisista kilpailutuksista, sekä hankintayksikön että toimittajan puolelta pöytää.
Osa-1 lähdenkö kisaan? Osa-2 tarjousprojektin suunnittelu Osa-3 tarjouksen paketointi