Etäneuvottelut tappavat neuvottelukulttuurin, kauan eläköön etäneuvottelut 

Covid heitti meidät kerralla, ja peruuttamattomasti tilanteeseen, jossa tarvitaan uutta neuvottelutaitoa. Oletko jo ehtinyt ajattelemaan mikä on muuttunut ja mitä uusia taitoja tarvitaan? 

Koronakriisi toi etäkokoukset ja -neuvottelut kertaheitolla lähes jokaisen organisaation arkeen. Pandemiatilanteessa iso osa neuvotteluista on jouduttu ja joudutaan edelleen käymään etänä. Kuitenkin kyvykkyydet etäneuvottelujen hoitamiseen vaihtelevat organisaatioittain ja henkilöittäin suuresti. Tällä artikkelilla haluan auttaa sinua arvoisa lukija onnistumaan etäneuvotteluissa. Teen sen nostamalle esille asioita, joiden huomioon ottamiseen suosittelen erityisesti kiinnittämään huomiota.  

Neuvotteluissa onnistuminen edellyttää aina huolellista valmistautumista.  

Yleisesti voidaan todeta, että mitä paremmin neuvotteluun on valmistautunut, sitä todennäköisemmin siinä pääsee lopputulokseen, joka vastaa ennakko–odotuksia. Etäneuvotteluissa valmistautumisen merkitys korostuu entisestään. Valmistautumista voi tukea tarkastuslistalla, joka sisältää tärkeimmät huomioon otettavat seikat. Alla muutama nosto omalta listaltani, joihin mielestäni erityisesti etäkokoukseen valmistautuessa on syytä kiinnittää huomiota.   

Aikaisemmat kokemukset – Kun valmistaudut neuvotteluun, mieti hetki aikaisempia kokemuksiasi. Missä olet onnistunut? Entä oletko kohdannut epäonnistumisia, joista voit oppia jotain? Kertaamalla aikaisemmat kokemuksesi, saat mahdollisuuden tunnistaa omat vahvuutesi ja mahdolliset kehittämiskohteesi. Tietoisuus näistä sekoista auttaa sinua kehittymään entistä paremmaksi. 

Varaa aikaa jokaisen neuvottelun jälkeen ”jälkipuinnille”, mikä onnistui ja missä oli parantamisen varaa. Käy jälkipuinti mieluiten tiimin kanssa, vähintään itseksesi. Nämä havainnot ja muistutukset ovat kullanarvoisia valmistautuessasi seuraavaan neuvotteluun. Muista neuvottelutaidot kehittyvät neuvotteluiden välissä, ei juurikaan niiden aikana. 

Aikajänne – Etäkokousten ja kasvotusten tapahtuvien kokousten aikajänne on varsin erilainen. Kasvotusten tapahtuviin neuvotteluihin voidaan tarvittaessa varata kokonainen päivä, jonka aikana osapuolet neuvottelevat agendan mukaisesti, pidetään taukoja, kokoonnutaan mahdollisesti pienryhmissä ja jonka päätteeksi saavutetaan neuvottelutulos. Tällainen kahdeksan tunnin etäneuvottelupäivä on toteutuksena raskas, mutta se on toteutettavissa, mikäli päivä aikataulutetaan hyvin ja neuvottelijoiden vireydestä huolehditaan.  

Mitä mieltä olet, toimiiko kahdeksan tunnin etäkokous? Itse suositan välttämään sellaisen toteuttamista.  

Kun seuraavan kerran suunnittelet etäneuvottelua, kiinnitä huomiota siihen, että neuvottelutavoite, rytmitys ja rakenne on sovitettu etäneuvottelun edellytysten mukaiseksi ja osallistujien intensiteetti ja keskittyminen voidaan varmistaa. Pilko neuvottelu tarvittaessa pienemmiksi kokonaisuuksiksi ja huomioi, että koko kokonaisuuden läpivienti vie kalenteriaikana enemmän aikaa. Kiinnitä suunnittelussa huomiota myös siihen, missä vaiheessa asioista lopullisesti sovitaan, sillä mitäänhän ei ole sovittu, ennen kuin kaikki on sovittu. Mikäli mahdollista, noudata esimerkiksi 3+1 mallia, jossa 3 neuvottelua käydään etänä ja viimeinen kasvotusten. Pidä aina myös asia- ja päätöslokia ja huolehdi, että se on kaikkien osapuolten saatavilla. 

Etäneuvotteluvalmiudet – Oletko tietoinen neuvottelun osapuolten valmiuksista etäneuvotteluihin? Onko omassa organisaatiossasi omaksuttu etänä toimimisen edellyttämät taidot? Entä mikä tilanne toisen osapuolen organisaatiossa? Etätyöt ja etäjohtaminen sekä niiden sujuvuus antavat suuntaviivoja sille, onko organisaatiossa etäneuvottelussa vaadittuja valmiuksia. Pandemian myötä annettu etätyösuositus nosti esille sen, miten valtavia eroja eri organisaatioiden etätyövalmiuksissa on. Joissain organisaatioissa on totuttu toimimaan ajasta ja paikasta riippumatta, kun taas ääripään toista reunaa edustavat organisaatiot, joissa etätyöt on kokonaan kielletty. Pyri siis jo neuvotteluja suunnitellessasi tunnistamaan sekä oman organisaatiosi että toisen neuvotteluosapuolen etätyövalmiudet.

Oma neuvottelutiimi – Neuvotteluun osallistuvien ihmisten merkitys on keskeinen, kun tarkastellaan neuvotteluissa onnistumista. Harkitse tarkkaan keitä otat mukaan omaan neuvottelutiimiisi, ja mikä on heidän roolinsa siinä. Muista, että etäneuvottelut mahdollistavat myös sellaisten henkilöiden käyttämisen, jotka eivät ole käytettävissä kasvotusten käytettäviin neuvotteluihin esimerkiksi fyysisen etäisyyden vuoksi. Mikäli neuvotteluissa tarvitaan sovittelijoita, juristeja ja muita kolmansia osapuolia, on myös heidän osallistamisensa entistä helpompaa etänä ja jo neuvottelujen alkuvaiheesta lähtien.  

Järjestä oman tiimin kesken valmistelukokoontuminen ennen tärkeää neuvottelua. Asiasisältöjen lisäksi teidän kannattaa varmistaa, että käytettävä tekniikka toimii ja miten kunkin osallistujan kannattaa sijoittua, jotta näkymä kameraan on hyvä.  

Kokoustekniikka – Kokouksen läpivienti ja siihen osallistuminen on sujuvaa, mikäli sekä käytettävä kokoustekniikka että neuvottelun taktiset keinot ovat tuttuja. Harjoittelun merkitystä en tässä kohtaa voi korostaa liikaa. Suosittelen aina tarkistamaan ennalta sekä käytettävän etäyhteyden kapasiteetin, että koneen toimivuuden. Vaikka yleensä käyttäisit langatonta verkkoyhteyttä voi tärkeissä neuvottelutilanteissa olla paikallaan käyttää langallista yhteyttä. Huolehdi myös siitä, että sinulla on varayhteys käytettävissäsi. Harjoittele ennalta sitä, miten luot mobiiliverkon kautta yhteyden ja miten yhteysongelmien ilmetessä huolehdit kokouksen jatkumisesta. Auttaisiko yhteysongelmien jälkeen aiemman intensiteetin palauttamiseen se, että kertaat aikaisemmin läpikäydyt asiat, vai tarvitaanko siihen jotain muuta keinoa?  

Neuvottelussa käytettävä järjestelmä voi olla neuvottelun toisen osapuolen valitsema, jolloin sinun on varauduttava myös siihen, että neuvotteluja käydään sinulle ennalta tuntemattomalla järjestelmällä. Mikäli saat tiedon käytettävästä järjestelmästä ennalta, kannattaa sinun varata aikaa sen opetteluun. Harjoittele kokousta ennalta, jotta löydät tärkeimmät toiminnallisuudet kokouksen aikana sujuvasti.  

Kuluvan vuoden aikana eri ohjelmistot ovat kehittyneet huimasti ja niiden käyttöliittymissä on tapahtunut muutoksia jopa viikoittain. Varmista siis aina ennalta myös se, että pystyt itse ja että myös muut osallistujat kykenevät käyttämään käytettäviä ohjelmistoja sujuvasti. Tutustu vähintään seuraaviin ominaisuuksiin, oma mikrofoni (päälle / pois), kamera (päälle / pois), oman kuvaruudun jakaminen. 

Koska yllätyksiä voi huolellisesta valmistautumisesta huolimatta sattua, kokoa neuvotteluosapuolet vähintään 5-10 minuuttia ennen sovittua aikaa linjoille, jotta ennätätte ratkoa mahdolliset tekniset haasteet ennen varsinaisen neuvottelun alkamista. 

Etäneuvottelun läpivienti on erilaista, aluksi vaikeaa. 

”Valot – Kamerat – ääänd äxön” Renny Harlin, Luokkakokous 3 kuvauksissa. 

Laitetaan mekin ne kamerat päälle – ihan kaikilta!

Suomalaiset ovat tyypillisesti melko ujoja, joka näkyy etäneuvotteluissa siten, että kamerayhteys jää usein avaamatta. Mielestäni etäneuvottelusta syntyvä kokemus on kuitenkin huomattavasti laadukkaampi silloin, kun kaikilla osallistujilla on myös kamerayhteys aktiivisena. Jotta voit varmistaa, sen käyttöönoton, kannattaa sinun muistuttaa asiasta jo kokouskutsussa. Mikäli toimit puheenjohtajan, voit myös neuvottelun alkaessa tarvittaessa vaatia osallistujia avaamaan kamerayhteyden. Kameravaatimus on hyvä laittaa joo siihen kutsuun mukaan.

Sanaton viestintä puuttuu – Neuvottelutilanteessa merkittävä osa informaatiosta välittyy neuvottelijoiden eleistä ja ilmeitä. Etäneuvotteluissa kehonkieli ei välity samalla tavalla, sillä kameran luoma näkymä on kapea. Kamera tuottaa aina vain tietyn osakuvan tilasta, jossa neuvottelijat ovat. Lisäksi videoneuvottelutekniikka välittää yleensä vain kuvaa henkilöstä, joka juuri sillä hetkellä on äänessä, jolloin muiden osallistujien kehonkielen seuranta ei onnistu. Näin ollen etäyhteydellä iso osa neuvotteludynaamiikasta karsiutuu, kun tekniikka ei välitä osallistujien eleitä ja ilmeitä. Koska tunteet eivät etäneuvottelussa täysin välity, kannattaa sinun harjoitella niiden sanoittamista ja ilmaisua ennalta. Mieti myös keinoja siihen, miten voit tulkita neuvottelun toisen osapuolen tunteita. Voisitko esimerkiksi esittää niihin liittyen kysymyksiä?   

Taitavat, synnynnäiset tai taidot opiskelleet, ilmeiden ja kehon kielen tulkitsijat menettävät tämän informaation etäneuvotteluissa. Tilalle pitää ottaa aktiivista kysymistä, välihyväksyntöjen hakua.

Muista myös se, että etäkokouksissa hiljaisuus kuuluu eri tavalla kuin kasvotusten toteutettavassa kokouksessa. Etäneuvottelussa on vaikea, tai mahdoton päätellä johtuuko henkilön hiljaisuus vihasta, tuumailusta vai keskittymisen herpaantumisesta. 

Neuvotteluhuoneissa olet varmaan tottunut siihen, että varsinaisen neuvottelun lomassa käydään myös erillisiä keskusteluja, poristaan. Etäyhteyksin toteutettavissa neuvotteluissa puheenvuoro on pääsääntöisesti vain yhdellä henkilöllä kerrallaan, jolloin muut ovat hiljaa. Niinpä tulkinta ”hiljaisuus on myöntymisen merkki” ei lähtökohtaisesti pidä etäkokouksissa paikkaansa.   

Huomaa myös se, että etäneuvotteluissa huumori ja vitsit eivät toimi. Tämä johtuu yllä aiemmin kertomastani kameran välittämästä rajatusta näkymästä ja sen vuoksi pimentoon jäävästä kehonkielestä. Joten säästä hauskat jutut mahdollisia kasvotusten tapahtuvia tapaamisia varten.  

Ihmisten erilaisuus – Olemme kaikki erilaisia ihmisiä, joka näkyy myös neuvottelutilanteissa. Kasvotusten toteutetuissa neuvotteluissa, taitava puheenjohtaja voi ohjata keskustelua luontevasti siten, että kaikki henkilöt saavat tilaa ajatustensa ilmaisuun. Yhteistä ymmärrystä ja luottamusta voidaan rakentaa tehokkaasti myös taukojen aikana.  

Etäneuvotteluissa riski siitä, että vain ulospäinsuuntautuneet henkilöt ovat äänessä, korostuu entisestään. Kiinnitä asiaan huomiota, olitpa sitten etäneuvottelussa osallistujana tai puheenjohtajana. Pohdi, miten saat myös luonteeltaan hiljaisemmat ja analyyttisemmät henkilöt osallistumaan aktiivisesti. Voitko esimerkiksi osoittaa heille kysymyksiä suoraan?   

Etäneuvottelu saattaa herkästi myös passivoida osallistujia, jolloin heidän aktiivisuutensa saattaa kohdentua kokouksen sijaan jonnekin muualle. Mikäli toimit puheenjohtajana, kuuluu sinun tehtäviisi huolehtia osallistujien aktivoinnista. Onnistut siinä, kun puhuttelet osallistujia nimellä ja esität henkilöille suoria kysymyksiä. Esimerkiksi näin: ”Matti, mitä mieltä olet tätä asiasta?” 

Yksityisyys ja tietoturva on uhattuna.  

On neuvotteluita, joihin lähdettäessä kännykkä ja läppäri jätetään toimistolle, taksi napataan lennosta ja maksetaan käteisellä ja neuvottelutila tarkistetaan luteiden varalta.

Mikä on etäkokousten yksityisyystaso tai tietoturva? Tässä pari näkökulmaa: 

Etäneuvottelun taltiointi ”julkisesti” – Etäneuvotteluja voidaan taltioida kahdella eri tekniikalla. Kun taltiointi tehdään näkyvänä, välittyy tieto siitä neuvottelun osapuolille symbolein, esim. ilmoitus ja Rec–ikoni tai taltioinnista kertovana tekstinä.  

Etäneuvottelun taltiointi ”salaa” – Etäneuvottelu voidaan taltioida myös siten, että osallistujat eivät tiedä tallennuksen tapahtuvan. Mieti siis ennalta, mistä asioista etäyhteydellä voidaan ylipäätään neuvotella? Ja milloin on syytä neuvotella kasvotusten siten, että yksityisyys voidaan taata.  

Kamaran takana – Yksityisyyteen liittyy myös se, että etäyhteyden välityksellä kameran rajatessa näkymää, et voi olla täysin varma siitä, keitä vastapuolen neuvotteluhuoneessa on läsnä. Todennäköisesti näet näytöltäsi neuvottelijan / neuvottelijat, mutta et sitä, onko hänen edessään tai sivullaan muita henkilöitä. Paikalla siis voi olla avustajia tai muita ihmisiä, jotka eivät kuvaruudussasi näy. Myös tämä seikka on hyvä tiedostaa ja huomioida mahdollisuuksien mukaan. 

Sanomattakin on selvää että tietoturva ja yksityisyys ei oletusarvoisesti ole kunnossa, ellei siitä erikseen varmisteta. 

Tee etäneuvottelusta laadukas

Tätä kirjoittaessa olemme saaneet globaalisti harjoitella etätyötä, etäkokouksia ja etäneuvotteluita. Aiemmin nämä etä -jutut olivat harvempien organisaatioiden herkkua. Kulunut puoli vuotta ei ole ollut mikään digiloikka, vaan meidät tuupattiin jyrkänteen reunalta. Osalle organisaatoita kuilu oli matala, kun etä –mallit olivat jo tuttuja organisaatiossa, osalle taas jyrkänne oli syvempi ja kivikkoisempi. 

Laajasti hyödynnettyjen ja laadukkaiden etäneuvotteluiden osalta voidaan sanoa, että olemme hyvällä alulla. Vieläkin nopeasti kehittyvät kokoustyökalut alkavat olla tuttuja, kameraa käytetään entistä enemmän. Tältä pohjalta on hyvä jatkaa. 

Hyvä tästä tulee, kun ei tämmöiseksi jätetä. 

Digiloikalla tarkoitetaan koko prosessin, sen kaikkien vaiheiden, digitointia aina kun se on järkevää ja mahdollista. Jos aihe kiinnostaa ja olet sitä mieltä, että omassa etäneuvottelu prosessissa olisi kehitettävää, laita Mikolle viestiä, niin katsotaan mitä on tehtävissä.